Privatlivspolitik
Opdateret pr. 1. januar 2023
Denne privatlivspolitik informerer om, hvordan ROCKWOOL Fonden håndterer de personoplysninger, som Fonden behandler, når du bruger Fondens hjemmesider, tilmelder dig et arrangement, som Fonden afholder, søger om ansættelse i Fonden eller søger en donation fra Fonden.
I alle tilfælde hvor du besøger hjemmesiden, anmoder om at få tilsendt Fondens nyheder, tilmelder dig et arrangement, som Fonden afholder, ansøger om en ledig stilling i Fonden eller ansøger om en donation fra Fonden, indhenter og behandler Fonden personoplysninger.
I langt de fleste tilfælde indhentes oplysningerne fra dig selv, men Fonden har, bl.a. i forbindelse med ansøgninger om ledige stillinger eller ansøgninger om donationer, mulighed for at søge efter personoplysninger, der er gjort offentligt tilgængelige på internettet, f.eks. via LinkedIn, Facebook m.v.
Fondens brug af cookies informeres der om i Fondens cookiepolitik.
Fonden lægger vægt på, at der er klarhed over, hvilke oplysninger der indhentes, hvorfor de indhentes, og hvad der efterfølgende sker med oplysningerne. At skabe denne klarhed er et af målene med Fondens privatlivspolitik.
ROCKWOOL Fonden behandler personoplysninger i overensstemmelse med de regler og krav, der gælder på det persondataretlige område. Fonden har fastlagt procedurer, som sikrer overholdelse af lovgivningens til enhver tid gældende krav, ligesom der er implementeret passende sikkerhedsforanstaltninger for at opfylde kravene til sikkerhed.
Dataansvarlig – Kontaktoplysninger
ROCKWOOL Fonden er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Du kan kontakte Fonden på følgende måder, hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, eller du har nogle spørgsmål:
ROCKWOOL Fonden
CVR-nr. 69895328
Ny Kongensgade 6
1472 København K
Telefon: 33 34 47 00
Mail: kontakt@rockwoolfonden.dk
Databeskyttelsesrådgiver
Du er også velkommen til at kontakte Fondens databeskyttelsesrådgiver. Det kan du gøre på følgende måder:
Henrik Bonné
Telefon: 50 75 80 71
Mail: hb@rockwoolfonden.dk
Besøgende på Fondens hjemmeside
ROCKWOOL Fonden indhenter og behandler personoplysninger fra alle, der besøger hjemmesiden. Det sker for at sikre den bedst mulige oplevelse af hjemmesiden og for at give viden om, hvordan besøgende benytter hjemmesiden, således at der kan ske justeringer og forbedringer af indholdet.
Almindelige personoplysninger:
Din IP-adresse registreres. Oplysningen gemmes i 6 måneder. IP-adressen anvendes aldrig til andet formål, end hvad der er relevant for driften af hjemmesiden og Fondens besøgsstatistik. Fonden anvender analyseværktøjet Matomo.
Adgang til personoplysninger:
Fonden videregiver ikke de indhentede oplysninger til andre end Matomo, som Fonden også har en databehandleraftale med. Databehandleraftalen sikrer, at oplysningerne ikke videregives til andre. Alene medarbejdere beskæftiget med driften af hjemmesiden har adgang til oplysningerne.
Opbevaring og sletning:
Oplysningerne om IP-adressen slettes 6 måneder efter sidste besøg på hjemmesiden.
Fondens uddelinger
ROCKWOOL Fonden indhenter og behandler personoplysninger til brug for Fondens administration og Fondens uddelinger. Det sker for at kunne behandle en ansøgning om støtte fra Fonden. Oplysningerne har Fonden primært fra dig selv, men der kan også indhentes oplysninger, der er offentliggjort, f.eks. på LinkedIn, Facebook eller andre lignende sociale medier. Behandlingen er nødvendig, hvis du vil have behandlet og vurderet en ansøgning og dermed få svar på, om ansøgningen kan imødekommes eller ej. Hvis du ikke ønsker oplysningerne behandlet, kan du til enhver tid trække ansøgningen tilbage. Som ansøger til en donation indsamler og behandler Fonden følgende personoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, organisation, uddannelse samt kontaktoplysninger i form af telefon, e-mail og hjemmeside.
Følsomme personoplysninger:
Fonden har i forbindelse med behandling af donationer fra Fonden ikke behov for at modtage følsomme personoplysninger og beder derfor om, at der ikke fremsendes sådanne oplysninger til Fonden. Fonden kan have behov for at indhente yderligere oplysninger, hvilket der i givet fald vil blive informeret om.
Adgang til oplysningerne:
Alene medarbejdere beskæftiget med ansøgninger til Fonden og administrationen heraf samt Fondens bestyrelse har adgang til oplysningerne. Fondens bestyrelse tager stilling til, om der skal ske imødekommelse eller ej, hvorfor det er nødvendigt, at bestyrelsen har adgang til oplysningerne. Fonden kan videregive oplysningerne til offentlige myndigheder for at overholde Fondens retlige forpligtelser eller rettigheder i medfør af anden lovgivning. Videregivelse kan være påkrævet af en myndighed.
Opbevaring og sletning:
Oplysninger i relation til en ansøgning, der ikke bliver imødekommet, slettes 1 måned efter, der er meddelt afslag på ansøgningen. Oplysninger i relation til ansøgninger, der helt eller delvist er imødekommet, slettes 5 år efter afslutningen af det projekt, der er givet støtte til, idet der lovgivningsmæssigt er krav om opbevaring i dette tidsrum.
Fondens nyheder
ROCKWOOL Fonden indsamler og behandler personoplysninger, når der sker en tilmelding til Fondens nyheder via hjemmesidens modul til brug herfor. Oplysningerne indsamles fra den, der tilmelder sig:
Almindelige personoplysninger:
E-mail, navn, evt. virksomhed/org. Fonden indsamler og behandler de nævnte oplysninger for at kunne sende dig Fondens nyheder, således som der anmodes om.
Adgang til oplysningerne:
Fonden videregiver ikke de indhentede oplysninger. Udsendelsen af nyheder sker fra MailChimp, og Fonden videregiver i henhold til en særskilt aftale oplysninger om navn og e-mail til brug for udsendelsen. Fonden har en databehandleraftale med MailChimp. I Fonden er det alene medarbejdere, der arbejder med den praktiske udsendelse af nyheder, der har adgang til oplysningerne.
Opbevaring og sletning:
Fonden opbevarer oplysningerne, så længe der sendes nyheder i overensstemmelse med en anmodning. Der er til enhver tid adgang til at framelde sig at få tilsendt nyheder. Dette sker via et link, der er indeholdt i alle udsendelser af nyheder. Alle oplysninger bliver slettet i forbindelse med en framelding.
Hvis Fonden bliver opmærksom på oplysninger, der er fejlagtige eller kan være misvisende, vil Fonden sørge for enten at slette eller berigtige oplysningerne. Hvis en e-mailadresse bliver nedlagt, og Fonden ikke får meddelelse om en anden e-mailadresse, vil oplysningerne ligeledes blive slettet.
Fondens arrangementer
ROCKWOOL Fonden indsamler og behandler personoplysninger, når der sker tilmelding til et af de arrangementer, som Fonden jævnligt afholder og inviterer til. Dette sker for at kunne administrere og afvikle arrangementerne. Oplysningerne har vi fra den, der tilmelder sig.
Almindelige personoplysninger:
E-mail, navn, evt. titel, evt. virksomhed/org., evt. telefonnummer. Fonden indsamler og behandler de nævnte oplysninger for at kunne opfylde, hvad Fonden anser som en aftale om deltagelse i arrangementet, når der sker tilmelding. Fonden sender ligeledes invitationer til deltagelse i faglige arrangementer, som Fonden finder kan være interessant for modtagerne at deltage i. Dette sker på baggrund af Fondens og deltagernes fælles interesser i arrangementet.
Adgang til oplysningerne:
Oplysninger om navn, evt. titel, evt. virksomhed/org. vil som udgangspunkt blive delt med de øvrige deltagere i arrangementet via deltagerlisten for arrangementet. Ved tilmeldingen er der mulighed for at tilkendegive, såfremt der ikke ønskes optagelse på deltagerlisten. Af hensyn til sikkerheden ved afholdelsen af arrangementer i Fondens egen ejendom vil alle deltagere her skulle bære et deltagerskilt med angivelse af navn. Alene de medarbejdere, der står for gennemførelsen af arrangementerne, og som i denne forbindelse har behov for at vide, hvem der deltager, har adgang til oplysningerne. Oplysningerne videregives endvidere til NemTilmeld.dk jf. nedenfor. Fonden har en databehandleraftale med NemTilmeld. Aftalen sikrer, at oplysningerne ikke videregives til andre.
Opbevaring og sletning:
Fonden opbevarer oplysningerne, indtil arrangementet har været afholdt. Herefter slettes oplysningerne.
NemTilmeld – i forbindelse med Fondens arrangementer anvender Fonden tilmeldings- og betalingssystemet NemTilmeld.dk, der ligeledes modtager de indsamlede oplysninger til brug for arrangementet. Fonden har en databehandleraftale med NemTilmeld. Det fremgår af tilmeldingsbetingelserne, hvordan deltagernes personlige oplysninger håndteres.
ROCKWOOL Fonden på sociale medier
ROCKWOOL Fonden er på de sociale medier Twitter, LinkedIn, YouTube og Slideshare. Disse private firmaer har hver deres egne privatlivspolitikker. Inden du benytter disse sociale medier, anbefaler Fonden, at du sætter dig ind i deres privatlivspolitik:
YouTubes (Googles) privatlivspolitik
Slideshares (Scribds) privatlivspolitik
Fondens ansættelser
ROCKWOOL Fonden behandler personlysninger som led i Fondens ansættelser af nye medarbejdere med det formål at besætte ledige stillinger i Fonden. Behandlingen er nødvendig for at kunne behandle en ansøgning om at komme i betragtning til en ledig stilling. Oplysningerne kommer primært fra ansøgerne selv, men der kan også indhentes oplysninger, der er offentliggjort, f.eks. via LinkedIn, Facebook og andre lignende sociale medier.
Almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, ansøgning, CV. For at kunne vurdere ansøgere i forhold til ledige stillinger behandler Fonden de oplysninger, der er nødvendige herfor. Fonden gør opmærksom på, at Fonden i forbindelse med en ansøgning ikke har behov for at behandle oplysning om CPR-nr. Denne oplysning anmoder Fonden derfor om ikke inkluderes i det materiale, der sendes til Fonden. Fonden har heller ikke behov for at behandle følsomme personoplysninger i forbindelse med en ansøgning, og sådanne oplysninger bedes derfor heller ikke fremsendt til Fonden. Hvis der modtages følsomme oplysninger og/eller oplysninger om CPR-nr., vil Fonden i videst muligt omfang søge at slette disse oplysninger fra det modtagne materiale. Såfremt Fonden vurderer, at der måtte være behov for referencer, vil sådanne kun blive indhentet efter forudgående aftale og samtykke.
Adgang til personoplysninger:
Det er alene de medarbejdere i Fonden, der er involveret i ansøgningsproceduren, der har adgang til oplysningerne. Såfremt Fonden anvender ekstern bistand i forbindelse med en ansættelse, er det de samme personoplysninger, som angivet ovenfor, der vil blive indhentet og behandlet. Der vil i givet fald blive informeret særskilt herom.
Opbevaring og sletning:
Når ansættelsesprocessen er afsluttet, vil alle oplysninger blive slettet for alle ansøgere, der ikke har opnået ansættelse. Dette sker senest 1 måned efter, at afslag er blevet meddelt. Der kan blive indgået særskilt aftale om opbevaring i længere tid, såfremt der måtte være en særlig grund hertil, f.eks. til brug for fremtidige ansættelser. Uopfordrede ansøgninger vil som udgangspunkt blive slettet umiddelbart efter modtagelsen, medmindre ansøgningen giver anledning til, at der indledes en dialog om eventuel fremtidig ansættelse.
Rettigheder
Den gældende persondatalovgivning giver dig følgende rettigheder:
- Ret til indsigt – du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, Fonden har indsamlet og behandler om dig, og i de oplysninger Fonden måtte opbevare om dig.
- Ret til indsigelse – du har ret til at fremsætte indsigelse mod Fondens indsamling og behandling af dine personoplysninger. En fortsat behandling vil kun kunne finde sted, hvis Fonden enten har en saglig grund hertil, som vejer tungere end dine interesser og rettigheder, eller Fonden er forpligtet af gældende regler til at fortsætte en opbevaring eller behandling af dine personoplysninger
- Ret til korrektion – du har ret til at få rettet dine personoplysninger, hvis der er fejl i de oplysninger, Fonden har registreret, eller oplysningerne er ufuldstændige.
- Ret til begrænsning – du har til at anmode om at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Fonden foretager ikke automatisk behandling af personoplysninger.
- Ret til sletning – du har i visse tilfælde ret til at få slettet de personoplysninger, der behandles eller opbevares. Hvis du anmoder om at få slettet personoplysninger, der relaterer sig til en ansøgning til Fonden om en donation eller om en ledig stilling, har Fonden ikke mulighed for at behandle ansøgningen, der herefter vil bortfalde.
- Ret til kopi – du har i visse tilfælde ret til at anmode om en kopi af dine personoplysninger
- Ret til at tilbagekalde et samtykke – i det omfang du har meddelt et samtykke til en behandling af personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke. Tilbagekaldelsen sker ved, at du kontakter Fonden på en af de nedenfor angivne måder. Den behandling, der er baseret på det meddelte samtykke frem til tidspunktet for din tilbagekaldelse, påvirkes ikke af tilbagekaldelsen. Hvis du tilbagekalder et samtykke, får tilbagekaldelsen først virkning fra det tidspunkt, hvor du har givet besked om tilbagekaldelsen.
Såfremt du ønsker at udnytte en eller flere af de ovenfor angivne rettigheder, kan du kontakte ROCKWOOL Fonden på kontakt@rockwoolfonden.dk – Ny Kongensgade 6, 1472 København K, eller telefon + 45 33 34 47 00 eller Fondens databeskyttelsesrådgiver, Henrik Bonné, på hb@rockwoolfonden.dk eller telefon +45 50 75 80 71.
Klage
I det omfang du ikke er tilfreds med den måde, Fonden behandler dine personoplysninger på, kan du klage til Fonden på kontakt@rockwoolfonden.dk eller til Fondens databeskyttelsesrådgiver på hb@rockwoolfonden.dk.
Eller du kan klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: +45 33 19 32 00
Du kan finde yderligere vejledning på datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.
Ajourføring
ROCKWOOL Fonden ajourfører denne privatlivspolitik med jævne mellemrum, dels hvis der sker ændringer i gældende lovgivning, dels hvis det viser sig, at der er forhold, der kan gøres bedre/anderledes.
Datoen for seneste ajourføring er angivet øverst i denne politik.